Flexibel werken, zo werk je waar en wanneer je wilt
Flexibel werken, wordt in de huidige maatschappij ook wel activiteit gerelateerd werken genoemd. Maar wat is dit? En hoe bepaal je of je vandaag op kantoor of gaat thuiswerken? In deze blog vertellen we je meer over hoe activity based working werkt én leggen we je uit waar je op moet letten om dit hybride werken goed te kunnen faciliteren.
Activiteitgericht werken
Van oudsher waren we gewend om bij de start van de werkdag naar kantoor te rijden en een werkplek op te zoeken. Soms kozen we voor een lege flexibele werkplek, maar nog vaak was dit een vaste plek naast de vaste buurcollega. Toch zal dit sinds de corona uitbraak (nu ruim een jaar geleden) nooit meer hetzelfde zijn.
De pandemie heeft veel aspecten van ons dagelijks leven opnieuw vormgegeven, dit geldt ook voor de manier waarop we werken. Zo was onze online omgeving binnen no-time ingericht op het werken op afstand. Google Meets, Microsoft Teams, Zoom en Skype zijn bijvoorbeeld inmiddels niet meer weg te denken bij onze dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast hebben veel mensen, nu we al een tijd hoofdzakelijk vanuit huis werken, de voordelen van het thuiswerken ervaren.
Deze thuiswerk ervaringen hebben gevolgen gehad voor wat we verwachten van onze werkomgeving in de toekomst. Zo kan het heel goed zijn dat je binnenkort thuis de agenda opent en kijkt wat je in de planning hebt staan. Om vervolgens dan pas te bepalen of je het beste op kantoor of thuis kunt gaan werken. Dit wordt ook wel activiteit gerelateerd werken genoemd.
Flexibel werken faciliteren
Activity based working vereist een gedragsverandering van medewerkers die deels gestuurd dan wel gefaciliteerd kan worden door jou als leidingevende of werkgever. Uit recent onderzoek blijkt dat maar liefst 72% van deze medewerkers van plan is om minstens één dag per week vanuit huis te gaan werken zodra de huidige maatregelen zijn opgeheven.
Om deze overgang naar plaatsonafhankelijk werken in de juiste banen te begeleiden en dus de ideale werkomgeving te creëren, is het belangrijk om naar de volgende componenten te kijken:
1. De werkomgeving zelf
Hoe ziet de werkomgeving bij de medewerkers er nu na een jaar thuiswerken uit? Heeft iedere werknemer een aparte werkruimte waar zij in alle rust kunnen werken? Een ergonomische stoel, bureau of tafel? Of is er toch onder een aantal medewerkers sprake van fysieke klachten zoals nek-, rugpijn of verkramping in de spieren?
Onderzoek wijst uit dat lichamelijk ongemak van grote invloed is op de productiviteit en (onnodig) zijn tol kan eisen op het vermogen om zich te kunnen concentreren. Juist daarom is het belangrijk om, als onderdeel van de wettelijk zorgplicht, te kijken naar hoe je jouw medewerkers met hierin het beste kunt ondersteunen.
Ook de digitale omgeving speelt hierbij een rol: kunnen werknemers ongeacht de locatie inloggen in het systeem? Hoe is het gesteld met de beveiliging en privacy van deze werkomgeving?
2. Mentale gezondheid verbeteren
Het werken vanuit huis laat ook zijn sporen na op de mentale gezondheid. Voor veel van jouw collega’s is de crisis rond COVID-19 een stressvolle periode. Daarnaast kunnen medewerkers die al psychische klachten hadden, door deze crisis verergering of hernieuwing daarvan ervaren.
Een belangrijke stap in het creëren van een gezonde werkomgeving voor álle medewerkers is het opnemen van psychische gezondheid in structurele beleidsvorming. Geef als leidinggevende jouw medewerkers de gelegenheid om eventuele klachten aan te geven.
Tip: Organiseer bijvoorbeeld net als Capgemini een wekelijks contactmoment, mindfulness sessies of online vrijdagmiddagborrel. Dit bevordert ook de onderlinge verbondenheid binnen het team en de betrokkenheid bij de organisatie.
3. Meten is weten
Het creëren van de ideale werkomgeving is een doorlopend proces. Blijf dus het flexibele werkplekconcept toetsen én aanscherpen. Een concept - en alle veranderingen die daarbij horen - staat er niet ineens. Bovendien verandert ook de behoefte. Immers, net zoals een organisatie, is ook een werkplekconcept niet statisch. Blijf de thermometer erin steken, meten en daar waar nodig interventies plegen.
Het is belangrijk om hierin zowel de beleving van de werkomgeving als het daadwerkelijk gebruik met elkaar te vergelijken. Alleen op deze manier zorg je ervoor dat wat je hebt bedacht op papier ook in de praktijk tot uiting komt en aan blijft sluiten bij veranderende situaties of behoeften.