Alle assortimenten
Blogs en Inspiratie Kantoor in tijden van Corona
Geschreven door: Afra van Ruiten

Kantoor in tijden van Corona


De intelligente lock-down heeft in Nederland een bijzondere situatie opgeleverd. Na jaren praten over thuiswerken, zijn we het massaal gaan doen. Allerlei trends die we voorspelden en die maar langzaam van de grond kwamen, zijn versneld uitgekomen. Zelfs telefonisch overleg is niet meer wat het geweest is, we hebben nu met z’n allen het videobellen omarmd en overleggen via video calls met elkaar. Alle digitale oplossingen lagen klaar en zijn ingezet om samen te werken op afstand. Dat gaat na een paar weken steeds soepeler.

Maar, we missen elkaar.

Je kunt niet zo makkelijk even sparren en ook missen we elkaars energie. Alleen werken thuis, is toch heel anders dan samen op kantoor. We zijn daarom aan het zoeken hoe hijdra.com bedrijven kan helpen om dit samenwerken zo veilig mogelijk te doen. In deze blog zoeken we naar knelpunten en oplossingen die makkelijk toe te passen zijn. Heb je ideeën die hier niet in staan en die wel makkelijk gedeeld kunnen worden, dan staan wij daar voor open.

Voor een aantal branches zijn protocollen beschikbaar, zie VNO-NCW. Er zijn nog geen Nederlandse regels opgesteld specifiek voor kantoren, daarom zijn we in België gaan kijken of daar al richtlijnen zijn. Er zijn concrete en haalbare preventieve maatregelen opgesteld om weer veilig aan het werk te gaan en dit is ook voor kantoren in Nederland een heel fijn instrument.

Corona overleg op kantoor

Begin met de structuur die er al is en ga aan de slag met de huidige Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). De preventiemedewerkers kunnen ermee aan de slag om de huidige basis aan te vullen met nieuwe maatregelen.

Werkplekinrichting coronavirus

Werkplekinrichting en het coronavirus

De eerste coronamaatregel die we in kantoor gaan verwerken is de anderhalve-meter-afstand tot elkaar. Per werkplek en looproute wordt gekeken of er voldoende afscherming is naar collega’s toe. De bureaus kunnen verder uit elkaar, of worden tijdelijk niet gebruikt.

Met (doorzichtige) schermen, kasten en plantenbakken creëren we voldoende afscherming tot elkaar. Hier zijn allerlei oplossingen voor beschikbaar, zowel van kunststof als van glas. Je kunt de schermen ook als whiteboard gebruiken, of met akoestische schermen direct een probleem met geluid oplossen.

Denk er over na of je de schermen alleen tijdelijk of als permanente oplossing wilt gebruiken. Je kunt met deze middelen natuurlijke looproutes en een sfeervolle inrichting creëren.

Coronavirus op kantoor
Coronaproof kantineinrichting

Wat lastiger is te organiseren is de loop naar de keuken en naar de sanitaire voorzieningen. Vaak is hier niet voldoende ruimte. Hiervoor kun je een looproute uitzetten en alle deuren zoveel mogelijk open laten staan, of automatisch laten openen. Voor de wc’s zelf kun je een handige deuropener monteren, om de deur met je arm te bedienen. In de keuken en bij centrale punten zet je papieren tissues en desinfecterende lotion neer, zodat iedereen toegang heeft tot deze hygiëne zuilen. In gangen en liften is niet altijd voldoende ruimte om elkaar te passeren. Maak eenrichting routes en spreek af dat de lift alleen wordt gebruikt door degene die niet anders kan. Geef elkaar de ruimte.

Corona looproutes
Corona looproute op kantoor

Communicatie rondom het coronavirus

Nu heb je de fysieke omgeving aangepakt en kunnen de medewerkers weer naar kantoor. Informeer iedereen waarom bepaalde aanpassingen zijn gedaan en hoe je alles gebruikt. Doe dit ook in een anderhalve-meter-meeting. Het gedrag is lastig vol te houden als een groep de uitgedachte maatregelen niet omarmt. Blijf daarom regelmatig over corona communiceren en licht daar af en toe een onderwerp uit. De bewustwording over hygiënemaatregelen voor jezelf, maar zeker ook voor elkaar, is belangrijk voor de effectiviteit van de maatregelen. Voor de communicatie zijn fysieke reminders op te hangen in de vorm van posters, stickers op werkbladen, of afbeeldingen op de vloer. Hiervoor kunnen we ook maatwerk aanleveren.

Om de drukte op kantoor te beperken is het een goed idee om niet iedereen tegelijk op kantoor te laten zijn. Spreid de werktijden op kantoor en blijf het thuiswerken stimuleren. Hierdoor is de afstand op kantoor ook makkelijker vol te houden. Het is lastig, maar er zal via een digitaal intekensysteem werkplekken en spreekkamers geboekt moeten worden. Blijf ondertussen ook praten met de thuiswerkers en probeer ook thuis een redelijke tijdsindeling te volgen, medewerkers hebben de neiging om thuis minder pauze te nemen en langer door te gaan. Dit is op de lange termijn niet vol te houden en onwenselijk. Ook voor deze werkplekken zijn goede stoelen, laptopstandaards en losse toetsenborden via hijdra.com te organiseren.

Hygiëne maatregelen

Het volgende item is de persoonlijke hygiëne op kantoor. Voor de mensen die er zijn wordt geen koffie meer gehaald en iedereen gebruikt zijn eigen beker. Voor een groot kantoor wordt drinken regelmatig rondgebracht. Ook worden geen pennen meer gedeeld en kun je een persoonlijke drinkfles gebruiken. Voor flexwerkplekken zijn geen geen gedeelde muizen en toetsenborden, maar alle medewerkers hebben eigen devices. Bij de flexwerkplekken zelf staan de schoonmaakmiddelen klaar om de plek voor en na gebruik even na te lopen.

Kantine in coronavirus

Zorg voor voldoende papieren handdoeken en desinfecterende middelen op alle plekken waar deze nodig zijn om ook door medewerkers zelf te laten gebruiken. Met alleen de schoonmaakdienst lukt het niet, tussentijds zullen deurklinken en knoppen op apparaten schoongemaakt moeten worden. Dit kunnen de medewerkers zelf ook doen, passend in de nieuwe werkelijkheid.

Voor bedrijfskantines kunnen de richtlijnen voor horeca worden gevolgd. Op dit moment zijn restaurants nog gesloten (tot 1 juni). Dat betekent op kantoor dat iedereen zijn eigen lunch meeneemt van huis. De kantine heeft een beperkt aantal plaatsen door de afstandsregeling, dus er zijn afspraken nodig over de lunchtijd. Ook daarvoor is een intekenlijst handig, of stimuleer een wandeling in de buitenlucht.

Hulp is onderweg

Neem gelijk met ons contact op en wij zorgen dat wij binnen 24 uur contact met u opnemen voor een op maat gemaakt advies voor uw organisatie. We kunnen uw plattegrond opnieuw inrichten, knelpunten signaleren en met oplossingen het nieuwe, veilig kantoor helpen inrichten.

Voorkom uitval van uw medewerkers en collega's. Neem de juiste maatregelen voor uw werkomgeving om het coronavirus tegen te gaan.

Cees Horsman