Alle assortimenten
Vormgeving Betere prestaties in nieuwe werkomgeving
Geschreven door: Afra van Ruiten

Betere prestaties in nieuwe werkomgeving


Vraag je mensen in bedrijven waarom ze hun werkomgeving willen veranderen, dan zullen de meeste reacties op het gebied liggen van efficiëntieverbetering. Meestal is er wel een aanleiding die aanzet tot een verandering, denk aan groei, krimp, of einde huurcontract. We willen dan wel een verandering, maar wel één die tot betere prestaties leidt.

Doelstellingen en ambities van de organisatie vormen de basis voor de ontwikkeling van een nieuw huisvestigingsconcept. Dan gaan de volgende aspecten een rol spelen: medewerkertevredenheid, productiviteit, imago, flexibiliteit, kostenbeheersing, cultuurverandering, efficiency, duurzaamheid, innovatiekracht, klanttevredenheid en veiligheid. In deze volgorde worden zij ook genoemd in een onderzoek van het CfPB *(2016).

Bij organisaties met flexibele werkplekken wordt er met een grotere bezettingsgraad gebruik gemaakt van de aanwezige werkplekken. Een groot voordeel van flexibele werkplekken in een combikantoor is de grotere betrokkenheid van medewerkers met elkaar. Het is ook veel makkelijker overleggen met elkaar. Een nadeel is het gebrek aan privacy en voor een aantal van ons is het moeilijk om geconcentreerd te werken in een gedeelde werkomgeving. Zorg daarom ook voor concentratiewerkplekken in het ontwerp, het is fijn om daar gebruik van te kunnen maken. In een gedeelde werkomgeving is het belangrijk dat er gewerkt wordt met opgeruimde bureaus. Ervaring leert dat het kantoor regelmatig als ‘druk en vol’ wordt ervaren, mede omdat twintig procent van de werkplekken wordt bezet door spullen.

De verwachting is dat in de toekomst steeds meer gewerkt gaat worden met activiteitgerelateerde werkomgevingen. Je plugt in op een werkplek waar je op dat moment de activiteit kan doen die nodig is. Medewerkers zijn vaker aan het werk op andere locaties, zoals een werkplek thuis, of onderweg. Op kantoor zijn overlegplekken, stilteplekken en belplekken. Als je kunt doen wat nodig is en je op dat moment wilt doen, dan verhoogt dat de tevredenheid en efficiëntie. Deze situatie is op dit moment nog geen algemene tendens. Een groot deel van de medewerkers (25%) zit altijd op dezelfde plek. Zij vinden daar de directe collega’s, ook op een vaste plek. Bij flexplekken ontmoet je meer verschillende collega’s en ben je soms meer op zoek naar een directe collega. In flexibele kantoren is het daarom een goede praktijk om een centraal punt te creëren voor teams in de vorm van een huiskamertafel en georganiseerde teamactiviteiten.

Iedere verandering is moeilijk. Wil je de organisatie meekrijgen in de verandering van de werkplekinrichting naar een flexibeler ontwerp, dan is het belangrijk om te communiceren met de medewerkers. Betrek ze bij het veranderproces, zodat ze zich daardoor betrokken voelen (en niet alleen geïnformeerd). Veranderingen kunnen een andere manier van werken in gang zetten. Wat gaat er gebeuren en wat is er nodig? Moet er worden opgeruimd? Is er extra opleiding nodig om bijvoorbeeld digitaal te archiveren, of agenda’s op te stellen? Wat heb je zelf nodig om je werk te kunnen doen? Houdt daarbij het resultaat voor ogen. Er zullen strubbelingen zijn, maar aan het eind van het traject is er een nieuwe werkomgeving ontstaan met veel meer mogelijkheden.

Succesfactoren

Er zijn lessen te trekken uit projecten uit het verleden tijdens het maken van plannen voor een nieuwe kantoorinrichting. Hierbij een lijstje met aandachtspunten:

  • Een doordachte combinatie van plekken voor communicatie en plekken voor concentratie
  • Een comfortabel binnenklimaat.
  • Aandacht voor bewegen op de werkplek (zit/sta-bureau).
  • Voldoende daglicht.
  • Het gebruik van natuurlijke en lichte kleuren.
  • Complete werkplekfaciliteiten op het gebied van IT, archivering en digitalisering van werk.
  • Manage de verwachtingen, overleg met elkaar en stel met elkaar duidelijke gedragsregels op over het omgaan met de werkplekken.
  • Er zijn verschillende soorten plekken, open plekken en meer gesloten werkgebieden. Een open werkplek heeft idealiter maximaal acht werkplekken.
  • Aandacht voor visuele en akoestische privacy.
  • Snelle en adequate reacties op knelpunten.